¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas y por qué?

¿Necesita una asesoría en Zaragoza para ordenar los documentos? Las diligencias propias de éstos tienden a restar tiempo a la actividad económica, pero es sumamente clave para los autónomos darle importancia y prestarle la atención que amerita.

En general, existen muchas dudas ¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas? ¿Cuáles facturas guardo? ¿Cuál es la mejor forma de protegerlas? ¿Debo dejarlas en papel? ¿Por qué tengo que agrupar los registros de la actividad económica?

¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas

Para comenzar hay que aclarar ¿Qué es una factura?, se trata de un documento que tiene protección legal y que sirve para respaldar que una persona autónoma ha realizado un trabajo y cobrado por este, en la transacción se ha considerado el IVA y que se retuvo por el IRPF o Impuesto sobre la renta de las personas físicas.

Código de Comercio

Es normal que los autónomos se imaginen que tienen que guardar las facturas, ¿pero ¿qué dice la ley? El Código de Comercio contempla que se deben guardar todas las actividades que relacionen al autónomo por cobrar un servicio por un periodo de seis años.

Además, este tiempo es independiente a si la persona sigue ejerciendo o no la actividad, por lo que, aunque cambie de rubro, es importante que mantenga a la vista todos los documentos de su actividad anterior.

Por su parte, Hacienda establece que una persona que contribuya tiene que mantener el registro de los documentos fiscales y el periodo es dependiendo del tipo de documento.  Para los documentos en los que se declaró el impuesto al valor agregado (IVA) es de 4 años. Mientras que para documentos con IRPF corresponde 5 años.

Las facturas que deben ser guardadas son todas aquellas que el autónomo entregue y las que recibe, es decir todo lo que vincule a un tercero, de esta forma tendrá registrada la actividad económica en su totalidad y permanente, es decir; sin espacios vacíos.

Facturas en papel o electrónicas

Otra de las máximas dudas, es sobre el formato utilizado para mantener y proteger los papeles de la actividad, ¿En carpetas? ¿Cómo ordenarlos? ¿Se dañarán con el paso del tiempo? Y es que 6 años son bastantes años como para que las hojas luzcan a la perfección.

La buena noticia, es que estos se pueden documentar de forma digital, en la Agencia Tributaria se puede encontrar referencia específica a la manera que deben presentarse los documentos. De acuerdo con el ente de Derecho Público, los documentos pueden conservarse en cualquier formato. Además, hacen énfasis en que puede presentarse tanto de manera física como electrónica y que solo el autónomo tiene la obligación de asegurar su legibilidad y garantizar que sean reales.

La conservación de los documentos responde a que, en el plazo de 6 años, el autónomo se puede enfrentar a una inspección y en caso de que no estén guardadas, la persona tendrá que enfrentar las consecuencias legales que acarrea la falta.

Para evitar esto, contacta a la empresa Asesoría AM Zaragoza que se encargará de cumplir con la tarea de una forma sumamente comprometida, son referencia en asesoría Zaragoza por la experiencia y calidad de su servicio.

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